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Die Büromanagementbranche ist einer der Hauptnutzer von Online-Formularen. Online-Formulare rationalisieren und automatisieren Prozesse, sparen Zeit und Geld und steigern die Effizienz im Büro um ein Vielfaches! Online-Formulare ermöglichen es Unternehmen, Daten digital zu erfassen, den Papieraufwand zu reduzieren und die manuelle Dateneingabe überflüssig zu machen, was sie zur perfekten Lösung macht.

Online-Formulare können in verschiedenen Situationen in Ihrem Büro verwendet werden, zum Beispiel bei der Einstellung von Mitarbeitern, Urlaubsanträgen, Kostenerstattungen, Ausrüstungsanfragen und Feedbackformularen. Durch die digitale Erfassung von Daten mit MakeForms können Unternehmen Genauigkeit gewährleisten, Fehler vermeiden und Informationen sicher speichern. Zu den Vorteilen der Verwendung von MakeForms gehören unser anpassbares Design, die Workflow-Automatisierung und die bedingte Logik.

Unternehmen sollten Online-Formulare verwenden, wenn sie Daten von Mitarbeitern, Kunden oder Partnern sammeln müssen und Genauigkeit und Sicherheit von entscheidender Bedeutung sind. Diese Formulare können sowohl intern als auch extern innerhalb der Office-Management-Branche verwendet werden, beispielsweise für HR-Prozesse, Kundenfeedback und Lieferantenmanagement.

7 Best Practices für die Erstellung hocheffektiver Online-Formulare im Büromanagementbereich mit MakeForms:

1

Um den Benutzer nicht zu verwirren, halten Sie das Formular kurz und einfach und beschränken Sie die Fragen, die Sie stellen, auf die relevanten. Mit der Step-Formular-Funktionalität und den Formularfeldoptionen in MakeForms können gut organisierte und benutzerfreundliche Formulare erstellt werden.

2

Ändern Sie das Formular basierend auf den Eingaben des Benutzers mithilfe der bedingten Logik. Dadurch wird es möglich, genauere Daten zu sammeln und das Benutzererlebnis individuell zu gestalten. Hierfür kann die bedingte Logikfunktion von MakeForms verwendet werden.

3

Sorgen Sie durch individuelles Branding für ein professionelles Erscheinungsbild und eine professionelle Atmosphäre, die das Branding des Unternehmens ergänzt. Die benutzerdefinierte Branding-Funktion in MakeForms bietet Anpassungsmöglichkeiten für Logos, Farben und andere Elemente.

4

Damit Benutzer das Formular unterwegs oder mit ihren Mobilgeräten ausfüllen können, stellen Sie sicher, dass es auf Mobilgeräte reagiert. Jeder Formularentwurf in MakeForms reagiert auf mobile Geräte.

5

Automatisieren Sie Aufgaben wie das Versenden von Bestätigungs-E-Mails, die Weiterleitung von Formulareinsendungen an das richtige Teammitglied oder die richtige Abteilung sowie andere notwendige Aktionen mithilfe von Workflows. Bei diesen Automatisierungen kann die Workflow-Funktion von MakeForms helfen.

6

Bevor Sie das Formular veröffentlichen, testen Sie es, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß und effektiv funktioniert. Verifizierte Einsendungen von MakeForms machen es einfach, Einsendungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß empfangen werden.

7

Berücksichtigen Sie beim Entwerfen des Formulars die Anforderungen an die Einhaltung von Datenschutz und Sicherheit. SOC 2- und ISO 27001-Sicherheits-Compliance-Alternativen von MakeForms können zusammen mit HIPAA- und DSGVO-Datenschutz-Compliance-Optionen dazu beitragen, die Compliance sicherzustellen.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie ein Online-Formular erstellen, das benutzerfreundlich, professionell und effektiv bei der Datenerfassung in Ihrem Büro ist!

Die Arten von Fragen, die Sie in einem Formular berücksichtigen können 

  • Persönliche Angaben: Erfassen Sie den Namen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und den Arbeitstitel des Benutzers sowie andere wichtige persönliche Daten.
  • Bürobedarf: Erkundigen Sie sich nach den Anforderungen des Büros, einschließlich der Anzahl der Mitarbeiter, der von ihnen verwendeten Tools und Software sowie der Art der benötigten Materialien.
  • Rückmeldung: Sammeln Sie Kommentare zu Richtlinien und Praktiken am Arbeitsplatz, z. B. wie effektiv sie sind, was verbessert werden muss und welche neuen Projekte von Vorteil wären.
  • Sicherheit: Erkundigen Sie sich nach Notfallmaßnahmen, Evakuierungsstrategien und potenziellen Gefahren am Arbeitsplatz, wenn es um die Sicherheit im Büro geht.
  • Kommunikation: Holen Sie Meinungen zu Kommunikationsmethoden und -kanälen wie E-Mail, Telefon und Messaging-Diensten ein.
  • Arbeitsumgebung: Um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen und produktiv sind, erkundigen Sie sich nach der Temperatur, der Beleuchtung und dem Geräuschpegel am Arbeitsplatz.
  • Ausbildung: Stellen Sie Informationen darüber zusammen, welche Art von Schulung am vorteilhaftesten wäre und welche Fähigkeiten die Mitarbeiter verbessern müssen.
  • Technologie: Stellen Sie Fragen zum Einsatz von Technologie am Arbeitsplatz, z. B. welche Arten von Software und Hardware von Mitarbeitern verwendet werden und welche Arten von Technologie zur Steigerung der Produktivität erforderlich sind.
  • Arbeitsaufwand: Sammeln Sie Daten über die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter, die Häufigkeit ihrer Pausen und die Art der Aufgaben, an denen sie arbeiten, um deren Arbeitsbelastung und Produktivität einzuschätzen.
  • Vorschläge: Fügen Sie abschließend eine offene Frage hinzu, damit die Mitarbeiter etwaige Kommentare oder Vorschläge zur Verwaltung des Büros äußern können.

Arten von Formularen, die im Büromanagement verwendet werden:

Kontakt Formular

Ermöglichen Sie Kunden, Lieferanten oder anderen Interessenten die Kontaktaufnahme mit dem Büromanagementteam aus verschiedenen Gründen, z. B. bei Fragen, Kommentaren oder Beschwerden.

Mitarbeiterinformationsformular

Erfassen Sie wichtige Mitarbeiterdaten wie Identität, Position und Notfallkontakte. Durch die Verwendung dieses Formulars profitiert das Büromanagementteam von korrekten und aktuellen Personaldaten.

Urlaubsantragsformular

Ein Formular, mit dem Mitarbeiter Urlaubstage wie Krankheitstage oder Urlaub beantragen können. Das Büromanagementteam kann dieses Formular verwenden, um Urlaubsanträge von Mitarbeitern zu verfolgen, sich auf den Personalbedarf vorzubereiten und Urlaubsregeln zu verwalten.

Spesenabrechnungsformular

Mitarbeiter können hiermit im Namen des Unternehmens angefallene Kosten melden. Das Büromanagementteam kann dieses Formular verwenden, um Ausgaben im Auge zu behalten, Budgets zu verwalten und die Einhaltung der vom Unternehmen festgelegten Regeln und Standards zu gewährleisten.

Formular zur Ausrüstungsanfrage

Mit diesem Formular können Mitarbeiter Briefpapier, Drucker oder andere Büromaterialien anfordern. Mit diesem Formular kann das Büromanagement-Team Bestände verwalten und sicherstellen, dass die Mitarbeiter über die Werkzeuge verfügen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Leistungsbewertungsformular

Nehmen Sie Feedback auf, definieren Sie Ziele und bewerten Sie die Leistung der Mitarbeiter. Das Büromanagementteam kann dieses Formular verwenden, um die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten, Entwicklungsbereiche zu ermitteln und Pläne für die persönliche Weiterentwicklung zu erstellen.

Formular zur Meldung eines Vorfalls

Um Pannen, Verletzungen oder andere Probleme am Arbeitsplatz zu melden, können Mitarbeiter dieses Formular ausfüllen. Mithilfe dieses Formulars kann das Büromanagement potenzielle Risiken erkennen, behördliche Anforderungen einhalten und Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Schulungs-Feedback-Formular

Holen Sie Meinungen von Mitarbeitern zu Workshops oder Schulungsprogrammen ein. Mithilfe dieses Formulars kann das Büroleitungsteam den Erfolg von Schulungsaktivitäten bewerten und Entwicklungsbereiche identifizieren.

Kunden-Feedback-Formular

Sammeln Sie Kommentare zu angebotenen Produkten oder Dienstleistungen. Die Mitarbeiter der Büroleitung können dieses Formular verwenden, um mehr über die Kundenzufriedenheit zu erfahren, Trends zu erkennen und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Anbieterinformationsformular

Sammeln Sie wichtige Anbieterdaten wie Kontaktinformationen, eine Liste der angebotenen Waren oder Dienstleistungen und eine Preisspanne. Das Büromanagementteam kann dieses Formular verwenden, um Lieferantenbeziehungen zu verwalten, Verträge auszuhandeln und die Einhaltung von Beschaffungsstandards zu gewährleisten.

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